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Quelles tâches déléguer à son télésecrétaire pour un gain de temps ?

Vous êtes en plein lancement de votre startup ? Vous avez besoin d’un assistant pour déléguer certaines tâches administratives ? Vous souhaitez donc engager un secrétaire pour vous assister ? Sachez qu’engager un secrétaire en local peut revenir assez coûteux. Vu que vous êtes encore dans le lancement de votre entreprise, la solution la plus pratique et la plus idéale reste le recours à la prestation de telescretariat.

Eh oui, faire appel aux services d’un télésecrétaire est devenu monnaie courante depuis quelques années dans le milieu professionnel et surtout au niveau des dirigeants d’une entreprise. En effet, il s’agit de l’alternative adéquate pour ceux qui ne veulent pas engager un nouveau salarié en local, et surtout afin de gagner du temps ainsi que de l’argent par la même occasion. Focus sur quelques tâches que vous pouvez déléguer à votre télésecrétaire.

L’organisation des rendez-vous

L’organisation des rendez-vous est une tâche commune pour les structures liées au service client en direct. Il peut s’agir par exemple d’un cabinet médical, d’une clinique dentiste, d’un bureau d’avocat, etc. Pour éviter d’être dérangé en pleine séance pour gérer des rendez-vous, il vaut mieux confier cette tâche au télésecrétaire qui recevra les demandes de rendez-vous, les organise selon votre emploi du temps, les confirme en contactant vos clients, etc.

La gestion des différents messages

Gérer sa boite e-mails peut demander beaucoup de temps surtout lorsque les messages s’accumulent. En vue d’éviter de vous y perdre et de gagner du temps lors des lectures de ces messages, le télésecrétaire peut se charger de classer vos e-mails par ordre d’importance, ou de priorité, vous signaler les messages urgents dans l’immédiat, répondre aux questions diverses telles que les tarifs, les heures d’ouverture, etc. puis archiver les messages.

La réception des appels téléphoniques

Pour éviter d’être dérangé en plein travail à cause d’appels téléphoniques qui peuvent parfois être sans importance, il est préférable de confier cette tâche à la télésecrétaire. Dans ce cadre, il ou elle gère les appels entrants, note les messages quand vous êtes occupé, vous transfère les appels urgents, filtre les appels et répond aux différentes questions d’ordre informationnelles comme les tarifs, la prise de rendez-vous, les horaires, les produits proposés…

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